Eine Telefonkonferenz ist für alle Unternehmen sinnvoll, deren Kunden oder Geschäftspartner aus logistischen und organisatorischen Gründen nicht an einem Ort zusammenkommen können. Die Voraussetzungen, die Sie benötigen, um mit mehreren Menschen gleichzeitig telefonisch Kontakt aufzunehmen, sind heute nahezu überall gegeben. Zahlreiche Anbieter haben sich mittlerweile darauf spezialisiert – Sie benötigen lediglich einen Telefonanschluss.
Vorbereitung ist alles: So planen Sie eine Telefonkonferenz
Legen Sie zunächst einen Termin für die Telefonkonferenz fest und teilen Sie diesen allen Teilnehmern per E-Mail mit. Finden Sie einen Zeitpunkt, der es allen ermöglicht, ohne Zeitdruck an der Konferenz teilzunehmen. Legen Sie immer einen Anfang und ein Ende für das Gespräch fest. So vermeiden Sie ausufernde Gespräche ohne Resultat. Im Anhang an die Einladung sollten Sie eine Agenda mitschicken. So sind alle Teilnehmer über die Inhalte der Konferenz informiert und können sich entsprechend drauf vorbereiten. Nachdem der Termin bestätigt wurde, verschicken Sie die Log-in-Daten an alle Teilnehmer.
Eine Konferenz am Telefon – Der Ablauf
Besonders wenn mehr als drei Personen an einer Telefonkonferenz teilnehmen, sollten Sie einen Moderator bestimmen oder selbst diese Aufgabe übernehmen. Legen Sie das aber unbedingt im Vorfeld fest, damit Sie zu Beginn der Konferenz keine Zeit mit organisatorischen Fragen verschwenden müssen. Sorgen Sie außerdem dafür, dass mögliche Hintergrundgeräusche minimiert werden. Die Kommunikation wird andernfalls extrem schwierig und wichtige Ergebnisse gehen möglicherweise unter. Störgeräusche können sein:
- Telefongespräche im Hintergrund
- Laute Unterhaltungen
- Tippgeräusche
Wählen Sie daher möglichst einen ruhigen, abschließbaren Raum für die Durchführung der Telefonkonferenz aus. Ist das nicht möglich, bietet sich die Nutzung eines Headsets an. Fassen Sie die Ergebnisse am Ende der Konferenz noch einmal zusammen. Diese sollten anschließend von einem der Teilnehmer schriftlich festgehalten und später für ein Protokoll aufbereitet werden.
Von praktischen Meetings am Telefon profitieren
Telefonkonferenzen sind einfach durchzuführen und können Meetings im Bedarfsfall ersetzen. In spezielle technische Geräte müssen Sie dafür nicht investieren, dies übernehmen externe Anbieter (wie zum Beispiel http://www.talkyoo.net), die sich auf diese Kommunikationsform spezialisiert haben. Sie wählen sich lediglich mit einem Pin-Code ein. Auch die Durchführung der Konferenz am Telefon ist simpel, wenn Sie diese gut vorbereiten und störende Hintergrundgeräusche vermeiden.
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