Verträge bilden die Basis für laufende Geschäftsbeziehungen. Sie regeln die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien. Egal ob es sich „nur“ um den Vertrag für ein Firmenhandy handelt oder um Rahmenverträge mit einem wichtigen Kunden – ihre Komplexität nimmt laufend weiter zu. Dennoch ist es wichtig, hier den Überblick zu behalten, noch dazu wenn firmenintern mehrere Abteilungen betroffen sind.
Vertragsverwaltung mit digitalem Vertragsmanagement
Auf der einen Seite müssen Verträge revisionssicher archiviert werden. Eine zentrale Vertragsdatenbank archiviert alle bestehenden Verträge und gewährleistet den Zugriff auf alle aktuellen Vertragsinformationen für die betroffenen Abteilungen. So entfällt vor allem in größeren Unternehmen das aufwendige Änderungsmanagement hinsichtlich der Vertragsunterlagen, und alle Betroffenen sind immer auf dem aktuellsten Stand.
Darüber hinaus kann eine Vertragsverwaltungssoftware alle wesentlichen Informationen übersichtlich zusammenfassen. So sollten wichtige Vertragsdaten wie Laufzeit, Kündigungsfristen usw. auf einen Blick erkennbar sein. Abweichungen von standardisierten Vertragsklauseln sollten sofort ins Auge springen, um diese bei der Vertragsabwicklung ausreichend berücksichtigen zu können. Ausgelaufene Verträge werden archiviert und können mit den neuen Vertragsbedingungen verglichen werden. Darüber hinaus benötigt ein funktionierendes Vertragscontrolling die Möglichkeit, Vertragsdaten unter bestimmten Kriterien zusammenzufassen und auszuwerten.
Hilfe bei der Vertragserstellung
Moderne Vertragsmanagement-Software bietet darüber hinaus Unterstützung bereits bei der Vertragserstellung. So lassen sich Vertragsvorlagen aus gespeicherten Textbausteinen aufbauen und stellen während der Vertragsverhandlungen Alternativvorschläge zur Verfügung. Darüber hinaus dokumentieren sie den Verlauf von Vertragsverhandlungen anhand der jeweiligen Revisionsstände des Vertrags. Ein Work-Flow zur Vertragsgenehmigung rundet das Programmpaket ab.
Digitales Vertragsmanagement unterstützt alle Geschäftsprozesse
Mit einem digitalen Vertragsmanagement behalten Sie die Übersicht über Ihre Verträge. Die Kontrolle der Vertragsbedingungen verhindert Konventionalstrafen und unterstützt den Anwender bei der Ausschöpfung der finanziellen Konditionen. Die zentrale Datenhaltung reduziert die Zugriffszeiten und rechtzeitige Erinnerungen an Kündigungsfristen verhindern ungewollte Vertragsverlängerungen und damit die Entstehung zusätzlicher Kosten. Digitale Vertragsverwaltung erleichtert Ihnen nicht nur den Alltag!
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